Elektroniczny obieg dokumentów

Problemy z odnalezieniem zagubionej umowy, czy faktury ma na co dzień niemal każdy. Rozproszenie terytorialne oddziałów firmy nie sprzyja efektywnemu zarządzaniu dokumentami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Jak to zmienić? Zainwestować w dobre rozwiązanie do e-archiwizacji.

KORZYŚCI

Szybki dostęp do dokumentów

Wspólne dla wszystkich działów i oddziałów archiwum pozwala na obwarowany uprawnieniami dostęp do wybranego dokumentu na każde żądanie.

Łatwość w obsłudze

SPUMA jest niezwykle łatwa w obsłudze –przyjazny interfejs i intuicyjne menu pozwalają na sprawne poruszanie się po aplikacji. Każdy dokument można wydrukować, zapisać lub bezpośrednio ze SPUMY wysłać dowolną informację na skrzynkę e-mailową innego użytkownika lub osoby spoza firmy.

Dostęp do dokumentów przez WWW

Dodatkowym atutem SPUMY jest fakt, iż bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania, możliwe jest przeglądanie dokumentów przez WWW. Dzięki temu praca nie jest uzależniona od konkretnego stanowiska pracy, lecz może być wykonywana z wielu lokalizacji.

Efektywna współpraca między oddziałami firmy

SPUMA daje możliwość dostosowania ścieżki obiegu dokumentów i obiektów informacyjnych (np.: faktur, wniosków, podań, umów, korespondencji przychodzącej i wychodzącej) do specyfiki wymagań organizacji. Dzięki temu program sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie, tym bardziej jeśli struktura firmy jest rozproszona terytorialnie.

Interaktywne komentarze

Z poziomu aplikacji WWW możliwe jest umieszczanie komentarzy wprost na dokumencie, zaznaczanie wybranych obszarów dokumentu i zapisywanie zmian w opisie dokumentu.

Zdalne autoryzacje

Zasadniczą korzyścią z użytkowania SPUMY jest możliwość zaawansowanej elektronicznej autoryzacji dokumentów. Można dowolnie definiować ścieżki autoryzacyjne, bez względu na stopień ich złożoności. Autoryzacje odbywają się przez WWW, a alarmy ze SPUMY są wysyłane na skrzynkę e-mailową.

Grupowa praca nad dokumentem

SPUMA pozwala na tworzenie wewnętrznych formularzy i grupową pracę nad dokumentem. Dzięki temu można współtworzyć umowy, wnioski, sprawozdania i inne dokumenty pracując nad ich bieżącą wersją.

Współpraca z systemem ERP

Zasadniczą korzyścią jest integracja SPUMY z systemem ERP, w tym z SAP Business One. Dzięki temu możliwe jest podłączanie plików (skanów) pod zamówienia zakupu lub inne obiekty w systemie ERP, drukowanie ich, czy wiązanie dokumentów z uwzględnianiem istniejącej hierarchii dokumentów i definiowanie na kolejnych  etapach nowych załączników.

Co więcej – na podstawie skanu dokumentu można zaczytać wybrane informacje do poszczególnych pól wybranych obiektów w ERP. Np. na podstawie skanu faktury zakupu można wygenerować zamówienie zakupu, gdzie nr faktury, data, partner handlowy, czy jej opis zostaną uzupełnione automatycznie. Skraca to czas na przygotowywania dokumentów w systemie ERP.

Dowiedz się więcej ...