SAP Business One - Branża farmaceutyczna

dla Hurtowni Farmaceutycznych

Najważniejsze fakty

Zarządzanie hurtownią farmaceutyczną staje się sprawą coraz bardziej skomplikowaną. Coraz więcej procesów w zakresie obsługi aptek, coraz bardziej szczegółowe raporty wysyłane do ministerstwa, coraz ostrzejsze wymogi w zakresie przechowywania i dystrybucji leków – z takimi problemami uporać musza się managerowie hurtowni farmaceutycznych. Warto poszukać dostępnych na rynku, sprawdzonych rozwiązań informatycznych, wspierających zarządzanie w tej trudnej branży.

SAP Business One to kompleksowe rozwiązanie, które pomaga hurtowniom farmaceutycznym prowadzić nadzór nad procesami związanymi z zamawianiem, dostawą, przyjmowaniem, magazynowaniem, wydawaniem oraz wysyłką towarów w sposób zgodny z Dobrą Praktyką Dystrybucyjną.

Przewagą SAP Business One nad innymi branżowymi systemami jest to, że daje on użytkownikom znacznie więcej – przede wszystkim dostarcza kompletnej informacji controllingowej i zarządczej z funkcjonowania wszystkich obszarów firmy, m.in. sprzedaży i obsługi klienta, CRM, serwisu, księgowości. SAP Business One jest kompleksowym narzędziem, które pomoże usprawnić pracę całej hurtowni – nie tylko sprzedaży i magazynu.

Przykład projektu wdrożeniowego Altab w branży farmaceutycznej

Kompleksowa obsługa procesów w hurtowniach farmaceutycznych

Strategiczne z punktu widzenia branży farmaceutycznej stają się funkcjonalności SAP Business One, pozwalające na obsługę procesów w poszczególnych obszarach:

PARTNERZY HANDLOWI:

Klasyfikacja i kontrola dostawców – kontrola certyfikatów i zezwoleń na dystrybucję lub wytwarzanie produktów leczniczych (np. Certyfikaty EU-GMP, certyfikaty GDP) w zależności od kategorii farmaceutycznej
Klasyfikacja i kontrola odbiorców – weryfikacja uprawnień do zakupu odbiorców posiadających pozwolenie na dystrybucję hurtową lub pozwolenie/uprawnienie do dostarczania produktów leczniczych ludności w zależności od kategorii farmaceutycznej środków leczniczych

ZAKUP:

Automatyzacja zamówień zakupu – MRP, zbiorcze zamówienia zakupu
Kontrola umów/cenników powiązanych z dostawcą – import cenników dostawców

MAGAZYNY:

Workflow – pełen zapis personalnej obsługi procesów magazynowych (kto i kiedy wykonał dane czynności związane np. z przyjęciem towaru, jego wydaniem, czy kontrolą jakości)
Obsługa odbioru dostaw – kontrola zamówienia i kart dostawy, rejestrowanie szczegółów dostawy (np. przewoźnika, kontroli warunków transportu), możliwość generowania zastrzeżeń zwrotu do dostawcy
Obsługa reklamacji – rejestrowanie rozbieżności w dostawie/uszkodzonych produktów, obsługa zwrotu do dostawcy, przesunięcia magazynowe do strefy reklamacyjnej
Obsługa lokalizacji magazynowych - przyjęcie towarów na magazyn zgodnie z przyjętym planem magazynowym (rozłożenie produktów na konkretnie przypisane im lokalizacje, dostosowanie rozłożenia produktów do lokalizacji o specyficznych warunkach np. temperatury)
Kontrola jakości – rejestrowanie wyników badania jakości (warunki przechowywania w powiązaniu z konkretnymi indeksami materiałowymi, kontrola zabezpieczeń itp.), obsługa zwalniania produktów z dostawy do sprzedaży
Klasyfikacja indeksów materiałowych – produkty lecznicze/wyroby medyczne/ środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego /próbki itd., grupowanie indeksów
Ewidencja serii i dat ważności – ewidencja serii i dat ważności produktów leczniczych, kontrola zbliżających się terminów ważności, możliwość wydań towaru wg terminów ważności
Etapowość wydań towarowych – kompleksowa obsługa procesu wydania z możliwością rejestracji osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy: kompletacja zamówienia, kontrola jakości, pakowanie i wydanie do transportu, obsługa transportowa
Magazynowanie i przechowywanie próbek – wydzielenie magazynu próbek, nadzór nad ich dystrybucją
Rotacja zapasów wg metody FEFO (first expiry, first out)
Terminale mobilne - obsługa magazynu przy użyciu terminali mobilnych (kolektorów danych)
Inwentaryzacja – wsparcie procesu inwentaryzacji, szybki dostęp do aktualnych stanów magazynowych

SPRZEDAŻ:

Rejestr zamówień od odbiorców – możliwość pełnej rejestracji zamówień, integracja systemu ze skrzynką mailową
Obsługa odmów realizacji zamówień - przechowywanie uzasadnień odmów realizacji zamówień w postaci maili lub skanów dokumentów
Obsługa cenników - automatyczna wycena towarów z zachowaniem reguł kontroli cen zbytu dla produktów leczniczych z ceną urzędową zgodnie z wymogami Ustawy refundacyjnej, obsługa przecen produktów leczniczych zgodnie z wykazem leków refundowanych ogłaszanym przez Ministerstwo Zdrowia
Możliwość integracji ze sklepem internetowym – synchronizacja stanów magazynowych wg grup indeksów, automatyczne blokowanie sprzedaży przez Internet produktów niedozwolonych w eSprzedaży (np. produkty lecznicze wydawane na receptę)
Dostęp do systemu z urządzeń mobilnych – efektywniejsza praca przedstawicieli handlowych, dostęp do informacji o klientach i informacji magazynowych spoza biura (aktualne stany magazynowe, informacje teleadresowe klientów, historia zamówień, salda płatności, przeterminowania itd.) na urządzeniach mobilnych (telefony, tablety)
Wsparcie procesów logistycznych – obsługa przewoźników, harmonogramy pracy kierowców, integracja z systemami IT firm kurierskich (automatyczne przesyłanie danych odnośnie zleceń transportowych)
Obsługa zwrotów – obsługa procedury wycofania produktów leczniczych/wyrobów medycznych z obrotu przez Główny Inspektorat Medyczny (GIF), obsługa działań związanych z podejrzeniem wprowadzenia do legalnego łańcucha dostaw produktu sfałszowanego
Nadzór nad lekami wycofanymi lub wstrzymanymi w obrocie - ewidencja leków wycofanych z obrotu, blokady wydań poszczególnych partii
Obsługa procesu utylizacji – rejestracja działań związanych z utylizacją towarów, przechowywanie protokołów likwidacji w formie elektronicznej

RAPORTOWANIE I CONTROLLING:

Raporty dla ministerstwa - generowanie raportów dla ministerstwa dotyczących wielkości obrotu produktami leczniczymi (wraz z jego strukturą)
Szczegółowe raporty sprzedaży – m.in.: sprzedaż według oddziałów/handlowców/terytoriów/grup asortymentu/pojedynczych indeksów towarowych, sprzedaż wg okresów sprawozdawczych, analizy zyskowności, prowizje sprzedawców, raport nierozliczonych dokumentów, raporty porównawcze (np. raport przychodów rok do roku)
Prognozy sprzedaży – możliwość prognozowania przychodu w oparciu o dane historyczne
Raporty magazynowe – m.in.: raport stanów magazynowych, raporty zwrotów, kontrola zapasów, wiekowanie zapasów, raportowanie wg partii i serii, analiza obrotów magazynowych
Raporty finansowe – m.in.: bilans, zestawienie obrotów sald, rachunek zysków i strat, przepływy środków pieniężnych, raport kasowy, wiekowanie rozrachunków, raport księgowań wg projektów

Przykład projektu wdrożeniowego Altab w branży farmaceutycznej

Korzyści biznesowe:

Usprawnienie procesu od zamówienia do płatności dzięki zautomatyzowanemu łańcuchowi dostaw i dystrybucji
Organizacja pracy magazynu i sprzedaży zgodnie z wymogami Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej
Obniżenie kosztów dzięki optymalnemu zarządzaniu stanem magazynowym — redukcja zapasów magazynowych i strat
Zwiększenie efektywności handlowców pracujących w terenie dzięki wykorzystaniu systemu na urządzeniach mobilnych
Pełen workflow wraz z przypisaniem osób odpowiedzialnych za realizację zadań
Zwiększenie satysfakcji odbiorców za prawą szybszego i bardziej dokładnego przetwarzania zleceń

Więcej informacji:

SAP Business One - Rozwiązania branżowe